Механизмы управления временем разнообразны, и начинать стоит, прежде всего, с расстановки приоритетности задач, в чём вам поможет матрица Эйзенхауэра. Это схема и одновременно методика тайм-менеджмента, нашедшая своё применение во многих отраслях: от управления проектами до психологического консультирования. Она достаточно проста, при этом основана на достаточно серьёзных научных и практических разработках.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре зоны, в каждой из которых представлены ваши дела определённой степени значимости. Двигаясь по ней, мы можем понять с чего стоит начать, а что можно отложить на время.
Сектор А – верхний правый. Дела важные и срочные. Здесь находятся такие обязанности, которые нужно выполнить прямо сейчас или как можно скорее. Они определяют решение наиболее критичных организационных и управленческих ситуаций, от разрешения которых зависит успех и стабильность того или иного направления деятельности. Сюда входят срочные встречи и срочные звонки, решение противоречий и конфликтов и тому подобное. Данный блок не должен быть пустым.
Сектор B. Дела важные, но не слишком срочные. Это те дела, которые могут стать срочными, если вы не разберётесь с ними в ближайшем будущем. Именно на данной стадии должно решаться большинство проблем: вы можете контролировать их состояние в вашем привычном темпе. Здесь находится планирование, подготовка к запуску новых проектов, тимбилдинг, обучение.
Сектор C. Левая верхняя зона положения дел не важных, но срочных при этом. Специфическая категория задач, которых не избежать, однако, на их решение вам лично не стоит тратить своё время. Выполнение этих пунктов никак не двигает вас к цели, но необходимо по иным причинам, не имеющим отношения собственно к работе. Сюда относятся, к примеру, дни рождения или непрошенные гости. Не позволяйте этому сектору переполняться.
Сектор D. Дела не важные и не срочные. Вся бессмысленная чепуха, которая просто отнимает ваше время. Не тратьте время впустую, но не забывайте планировать качественный отдых.
Если говорить о том, где используется матрица Эйзенхауэра, пример можно обнаружить практически в любом успешном бизнесе. В качестве наглядного кейса можно обратиться к общей структуре деятельности успешного HR.
Сектор А. Набор новых сотрудников.
Сектор B. Обновление каналов поиска, планирование тактики и стратегии.
Сектор C. Например, обработка входящих звонков, предшествующих записи на собеседование, и вообще все задачи, которые можно делегировать.
Сектор D. Всё остальное.
Иметь власть над собственным временем для многих – непозволительная роскошь, но чаще всего это действительно необходимо, если вы настроены повысить свою эффективность, высвобождая всё новые часы и минуты для наиболее полезных дел. Успешный менеджер постепенно перестаёт перегружать себя, находя способы реализации максимального потенциала возможностей в предельно сжатые сроки.
Комментарии